Tjekliste: Hvad skal du bestille til kontoret hver måned

Når du skal bestille til kontoret hver måned, er det nemmest at gå efter en fast rækkefølge: tæl lageret, notér hvad der er under minimumsbeholdningen, og saml alt i én bestilling. Det sparer tid og fragt, og det forhindrer, at printeren løber tør for toner midt i en vigtig aflevering. Tjeklisten nedenfor er delt op i seks områder og kan bruges direkte som bestillingsrutine. Tilpas mængderne til dit eget forbrug, så du undgår både tomme hylder og overfyldte skabe.

Papir og kopieringsbehov

Papir og print er de varer, der oftest løber tør, og de stopper hurtigt arbejdet, når de gør. Begynd her.

1. Kopipapir i A4 (og eventuelt A3): Tæl de resterende pakker, og sammenlign med det forbrug, du ser over de seneste måneder. Fastsæt en minimumsbeholdning, og bestil, når du rammer den, ikke når det sidste ris er brugt. Tjek også, om papiret er egnet til både laser- og inkjetprintere, og om du ønsker miljømærkede varianter, for eksempel papir med FSC- eller PEFC-certificering.
2. Toner og blækpatroner: Aflæs niveauet i printerens display, og bestil en ny, før den gamle er tom. Kontrollér altid, at varenummeret passer til den præcise printermodel. Hav helst én reservepatron pr. printer, så leveringstiden ikke bliver et problem.
3. Kuverter og brevpapir: Hvis I sender breve, skal du tjekke beholdningen af standardkuverter, vinduekuverter og eventuelt tryk med firmalogo. Tryksager har ofte længere leveringstid end almindelige varer, så bestil dem i god tid.
4. Notesblokke, post-it og etiketter: Disse små varer forsvinder hurtigt. Tjek også, om I har selvklæbende etiketter til printer, mapper og post, og at formatet passer til jeres etiketprinter.

Skriveredskaber og markører

Skriveredskaber virker som småting, men de hober sig ikke op af sig selv. Det er typisk her, medarbejderne begynder at tage ting med hjem eller leder efter en pen, der virker.

5. Kuglepenne, blyanter og refill: Bestil nok til, at afdelingerne kan hente nye uden at spørge. Hvis I bruger kuglepenne med udskiftelig mine, er refill ofte både billigere og mere miljøvenligt end at købe nye penne.
6. Whiteboardmarkører og viskelædere: Tjek, at alle mødelokaler har fungerende markører i flere farver og en tavlevisker. Opbrugte markører skal kasseres med det samme, for ellers giver de indtryk af fuldt lager, når de ikke er det. Hav også tavlerens rensespray eller klude på listen, da en misfarvet tavle gør selv gode markører svære at bruge.
7. Overstregningstusser og permanente markører: Disse tørrer hurtigt ud, hvis låget ikke sidder fast. Bestil dem i mindre pakker, og tjek, om der er behov for markører til særlige formål, som for eksempel lagermærkning eller skrift på plast.
8. Rettelak, korrekturlak og viskelæder: Det er varer, der ofte glemmes, fordi de ikke bruges dagligt. Tjek dem hver anden måned, men sæt dem på listen, så de ikke falder helt ud.

Mapper og arkivering

God arkivering handler om, at dokumenter er til at finde, og at du kan leve op til lovkravene om opbevaring.

9. Ringbind, mapper og plastlommer: Tjek beholdningen af både almindelige ringbind og indstikslommer. Hvis I arbejder med faste mappeformater, så hold dem ensartede, så arkivet fremstår overskueligt og kan stables.
10. Skillekort, rygetiketter og labels: Ensartet mærkning gør det lettere for nye kolleger at finde rundt. Bestil etiketter, der passer til jeres ringbindsryg, og tjek, at de kan printes på kontorets egen printer.
11. Hæfteklammer, clips, hulleren, tape og lim: Det er forbrugsvarer med lav pris, men de tømmes uden varsel. Husk den rigtige størrelse hæfteklammer til jeres hæftemaskine, da der findes flere typer, som ikke kan bruges på tværs.
12. Arkivkasser og makulering: Bestil arkivkasser, når I skal flytte afsluttede sager ud af de daglige mapper. Regnskabsmateriale skal opbevares i en bestemt periode efter reglerne i bogføringsloven, så spørg Erhvervsstyrelsen eller din revisor, hvis du er i tvivl om, hvad der må kasseres, og hvornår. Papirer med personoplysninger skal bortskaffes forsvarligt, og Datatilsynet kan vejlede om kravene. Tjek derfor, om makuleringsbeholdere eller makuleringsaftalen er i orden.

Rengøring og vedligeholdelse

Rengøring og køkkenvarer er de forbrugsvarer, medarbejderne mærker først, når de mangler. Tjek lageret ved at gå en runde på toiletter, i køkkenet og ved printerområdet.

13. Håndsæbe, håndsprit og håndklædepapir: Kontrollér dispenserne på alle toiletter og i køkkenet, og tjek, at refill passer til dispensertypen. Kig også efter dispensere, der lækker eller sidder løst.
14. Toiletpapir og køkkenruller: Det er de varer, hvor et tomt lager kan ses med det samme. Bestil i store pakninger, men sørg for, at der er plads til dem, så de ikke havner på gulvet.
15. Rengøringsmidler: Tjek universalrens, glasrens, toiletrens og eventuelt overfladedesinfektion. Brug kun midler til det formål, de er beregnet til, og bland aldrig forskellige produkter. Leverandøren kan udlevere sikkerhedsdatablade, og Arbejdstilsynet har regler for arbejdet med kemiske stoffer og materialer. Har I eget rengøringspersonale, så aftal, hvem der bestiller hvad, så I ikke dobbeltbestiller.
16. Opvask, svampe og karklude: Opvaskemiddel, opvasketabs, svampe og karklude skal skiftes jævnligt af hensyn til hygiejnen. Husk afkalkning til kaffemaskine og vandkoger, hvis I har dem.
17. Affaldsposer: Tjek størrelserne til de forskellige spande, især hvis I sorterer affald i flere fraktioner. Poser, der ikke passer, går hurtigt i stykker og giver mere arbejde.
18. Kaffe, te, sukker og engangsservice: Hvis kontoret leverer kaffe og te, hører de med på listen. Tjek holdbarheden på varerne, og bestil papirkopper eller servietter kun, hvis I faktisk bruger dem.

Pakning og porto

Sender I varer ud, er emballage en fast del af den månedlige bestilling. Kasser, tape og fyld skal passe til det, I sender, og være på lager, før ordren skal pakkes. Har du brug for hjælp til at vælge, kan du læse mere i Sådan vælger du den rigtige emballagetype til din virksomhed.

19. Kasser og forsendelsesposer: Hold styr på de størrelser, I bruger mest, og bestil dem først, når de nærmer sig minimumsbeholdningen. Overvejer du at skifte materiale, kan Papkasser mod plastikemballage: Hvad er det bedste valg? give dig et overblik over fordele og ulemper.
20. Pakketape og tapedispensere: Tape bliver ofte brugt hurtigere, end man tror. Tjek både tapens bredde og kvalitet, så den holder på kassen, og at dispenserne virker.
21. Fyldmateriale: Bobleplast, papirfyld eller andet polstringsmateriale skal passe til varens skrøbelighed. Tjek, at det ikke er blevet fugtigt eller klemt sammen, hvis det har ligget længe.
22. Adresseetiketter og følgesedler: Bestil etiketter, der passer til den printer, I bruger til forsendelser, og hold lommer til følgesedler fyldt op.
23. Porto og forsendelsesaftaler: Tjek saldo eller frankering, hvis I bruger en portoordning, og kontrollér, at vægten på kontoret fungerer. Priser og vilkår afhænger af den enkelte fragtudbyder, så sammenlign tilbud, hvis volumen eller forsendelsestyper har ændret sig.

IT og teknisk udstyr

IT-tilbehør bliver ofte overset i bestillingen, indtil en mus går i stykker eller en projektor mangler en kabelforbindelse. En fast gennemgang forebygger de fleste akutte indkøb.

24. Batterier: Tjek AA og AAA til mus, tastaturer, fjernbetjeninger og mødelokalernes udstyr. Brugte batterier skal afleveres til genbrug og ikke i det almindelige affald. Spørg din kommune om reglerne for virksomheder.
25. Kabler og adaptere: Hold et lille lager af strømkabler, USB-kabler, HDMI-kabler og adaptere til de standarder, I bruger. Mødelokaler er de steder, hvor manglende adaptere oftest giver problemer.
26. Mus, tastaturer og headsets: Hav enkelte reserver, så en defekt mus ikke betyder, at medarbejderen er uden udstyr, til en ny er leveret.
27. Strømskinner og forlængerledninger: Tjek, at de bruges forsvarligt, og at ingen er overbelastede eller beskadigede. Udskift defekte straks, og spørg Sikkerhedsstyrelsen eller en autoriseret elinstallatør, hvis du er i tvivl om sikkerheden.
28. Rengøring af skærme og tastaturer: Mikrofiberklude, skærmrens og trykluft holder udstyret rent. Brug kun midler, som producenten har godkendt til udstyret.
29. Datamedier og backup: USB-stik og eksterne drev er forbrugsvarer, hvis I bruger dem. Aftal med IT-ansvarlig, hvordan data håndteres, så bestillingen følger virksomhedens sikkerhedspolitik.

Gem listen som en fast skabelon, og tilpas den efter et par måneder, så den matcher jeres faktiske forbrug. Er det samme person ansvarlig hver gang, og sker bestillingen på samme dato, bliver rutinen hurtigt en vane. Det vigtigste er ikke at have flest mulige varer på lager, men at have det rigtige. Hvis du vil se på kvaliteten af jeres forsendelser, kan du læse Hvorfor virksomheder bør investere i kvalitetsemballage.

Ansvarsfraskrivelse: Indholdet i denne artikel er alene generel information og udgør ikke professionel rådgivning. Ved beslutninger om sundhed, økonomi eller jura bør du søge en kvalificeret fagperson.