Hvorfor virksomheder bør investere i kvalitetsemballage

Kvalitetsemballage betaler sig for de fleste virksomheder, fordi den beskytter varen, begrænser dyre reklamationer og viser kunden, at man tager leverancen alvorligt. Emballagen er typisk en lille post på regnskabet, men den afgør, om en vare ankommer hel eller bliver til en retursending, en erstatningsvare og en utilfreds kunde. Her gennemgår vi, hvad kvalitetsemballage egentlig er, hvor besparelserne opstår, og hvordan du vurderer det i et budget.

Hvad er kvalitetsemballage

Kvalitetsemballage er emballage, der gør det, den skal, under de forhold, den faktisk udsættes for. Det handler om pasform mellem produkt og emballage, om materialets styrke og om, hvordan pakken lukkes og beskyttes indvendigt. Det handler ikke om, at emballagen skal være tyk, dyr eller flot.

Kendetegn ved god emballage

• Korrekt størrelse: Produktet sidder fast uden at blive klemt. Er kassen for stor, bevæger varen sig og tager skade. Er den for lille, kan hjørner og kanter presses.
• Tilstrækkelig styrke: Materialet kan bære både varens vægt og de pakker, der stables ovenpå under transport og på lager.
• Intern beskyttelse: Papfyld, bølgepap, skumindlæg eller luftpude, der er valgt efter varens skrøbelighed.
• Pålidelig lukning: Tape eller lukning, der holder, også når pakken håndteres af flere led i fragtkæden.
• Egnethed til formålet: Fødevarer kræver andre egenskaber end elektronik, tekstiler eller glas.

Hvad kvalitetsemballage ikke er

Overemballering er ikke kvalitet. En lille vare i en stor kasse med meget fyld giver højere materialeforbrug, dyrere fragt og mere affald til kunden. Der er desuden stigende fokus på genanvendelighed og materialeforbrug i EU’s emballageregler, og Miljøstyrelsen er en relevant kilde til gældende krav for danske virksomheder. God emballage er derfor både robust og tilpasset.

Er du i tvivl om, hvilken type der passer til dine varer, kan du læse mere i Sådan vælger du den rigtige emballagetype til din virksomhed.

Reduktion af produktskader under transport

En pakke udsættes for flere former for belastning på vej fra lager til modtager. Hvis emballagen kun er designet til én af dem, er det ofte en af de andre, der giver skaden.

Belastning	Typisk skade	Hvad hjælper
Stød og tab	Knuste eller bulede varer, revnet glas	Indvendig polstring, tilstrækkelig afstand til kassens kanter
Tryk ved stabling	Deformerede kasser, trykmærker på indholdet	Stærkere pap, passende kassestørrelse, forstærkede hjørner
Vibration	Slid, løse dele, ridser	Fiksering af varen, så den ikke kan skifte plads
Fugt	Opblødt pap, rust, ødelagte papirvarer	Fugtbeskyttelse som folie eller indvendig pose

Konkrete eksempler

• Glas og keramik: En kop eller flaske, der ligger frit i en kasse med lidt fyld, kan knække ved et enkelt stød. Individuel indpakning og fast afstand til væggene gør forskellen.
• Elektronik: Her er pasformen vigtig. Skumindlæg eller formstøbt indlæg holder produktet på plads og beskytter mod både stød og statiske forhold, hvis der benyttes egnet materiale.
• Kontorartikler og papir: Papirvarer tåler ikke fugt og bøjede hjørner. En stabil kasse med lukket form og fugtbeskyttelse sikrer, at varerne kan bruges, når de ankommer.
• Fødevarer og emballerede varer: Udover mekanisk beskyttelse skal emballagen overholde krav til materialer, der kommer i kontakt med fødevarer. Fødevarestyrelsen er den relevante myndighed at spørge, hvis du er i tvivl om kravene.

Et enkelt råd er at lave en intern test: Pak en vare, som du plejer, og udsæt den for et kontrolleret fald og for tryk fra stablede kasser. Du får hurtigt øje på svage punkter, før kunderne gør.

Påvirkning på kundetilfredshed

Kunden vurderer sjældent emballagen isoleret. Hun vurderer oplevelsen af at modtage varen: ankom den hel, var den nem at pakke ud, og var det den rigtige vare. Emballagen påvirker alle tre dele.

B2B-kunder

Virksomhedskunder har ofte ikke tid til at håndtere reklamationer. Hvis en leverance af kontorartikler, rengøringsmidler eller emballage kommer ødelagt, stopper det arbejdet hos modtageren. En leverandør, der leverer sikkert og forudsigeligt, bliver derfor nemmere at vælge igen, også selv om konkurrenten er en smule billigere.

Forbrugere

Forbrugere forbinder en ødelagt eller beskidt pakke med en dårlig virksomhed, uanset om produktet er intakt. En pakke, der er nem at åbne, og som kan bruges til returnering, mindsker også irritationen, hvis kunden alligevel ønsker at sende varen tilbage.

Færre skader betyder desuden færre henvendelser til kundeservice. Det frigør tid til at hjælpe kunder med andre spørgsmål og gør det nemmere at levere en jævn servicekvalitet.

Omkostninger ved skader og reklamation

Den direkte pris for en beskadiget vare er kun en del af regnestykket. De fleste virksomheder undervurderer de øvrige poster, fordi de fordeler sig på flere afdelinger.

Poster, der ofte glemmes

• Selve varen, som ofte ikke kan sælges igen
• Ny forsendelse af erstatningsvaren
• Returfragt og håndtering af den beskadigede vare
• Tid hos kundeservice, lager og økonomi til at behandle sagen
• Eventuel kompensation, rabat eller kreditnota
• Risikoen for, at kunden ikke bestiller igen

Et simpelt overslag kan se sådan ud: Læg alle ovenstående poster sammen for en typisk skadet ordre, og gang med antallet af skader, du oplever over en periode. Sammenlign derefter med, hvad en bedre kasse eller bedre indvendig beskyttelse ville koste på de samme ordrer. Her kan du bruge dine egne tal; du behøver ikke gætte på branchegennemsnit.

Ansvar og dokumentation

Hvem der bærer risikoen for en skade under transport, afhænger af leveringsbetingelserne og aftalen med fragtfirmaet. Over for forbrugere gælder forbrugerkøbsloven, og Forbrugerklagenævnet behandler sager om uenighed. Over for erhvervskunder gælder købeloven og dine handelsbetingelser. Fragtfirmaer stiller ofte krav til, hvordan varen er emballeret, før de overhovedet vil dække en skade. Det er derfor en god idé at læse fragtvilkårene og afklare dækning med dit forsikringsselskab eller en rådgiver, hvis du sender værdifulde eller skrøbelige varer.

Brand og første indtryk

Emballagen er ofte det første fysiske kontaktpunkt mellem dig og kunden. Den siger noget om, hvordan virksomheden arbejder, før produktet er pakket ud.

Hvad kunden lægger mærke til

• Stand: Er kassen hel, ren og uden uforklarlige bulder?
• Tydelighed: Er afsender, indhold og håndteringsinformation nem at aflæse?
• Konsistens: Ser pakken ud, som kunden forventer, ud fra virksomhedens hjemmeside og øvrige kommunikation?
• Udpakning: Er det nemt at åbne uden kniv, og er indholdet pænt placeret?

Tryk med logo eller farver kan styrke indtrykket, men grundlaget er stadig, at pakken er velfungerende. En flot kasse, der går i stykker, skader mere, end en neutral kasse, der holder.

Mange virksomheder overvejer også, om materialet signalerer de rigtige værdier. Både papkasser og plastemballage har fordele og ulemper afhængigt af produkt og målgruppe. Sammenligningen finder du i Papkasser mod plastikemballage: Hvad er det bedste valg?.

Langsigtigt budgetperspektiv

Den billigste emballage pr. stk. er sjældent den billigste pr. leveret ordre. Når du lægger budgettet, bør du derfor se på hele forløbet og ikke kun indkøbsprisen.

Hvad indgår i de samlede omkostninger

• Indkøbspris for emballage og fyldmateriale
• Tid til pakning: Passer kassen, og er den nem at samle?
• Lagerplads: Fladpakket emballage fylder mindre end færdigformet
• Fragtomkostninger, som afhænger af kassens størrelse og vægt
• Skader, reklamationer og returnering
• Bortskaffelse og eventuelle afgifter eller krav til producentansvar

Sådan kommer du i gang

1. Registrer skader: Notér, hvilke varer der går i stykker, og hvad der var årsagen.
2. Standardiser: Færre emballagetyper gør indkøb, lager og pakning enklere og kan give bedre vilkår ved større indkøb.
3. Test alternativer: Prøv en bedre løsning på de varer, der oftest går i stykker, før du skifter hele sortimentet.
4. Følg op: Sammenlign skadesraten og kundehenvendelser efter ændringen med tiden før.
5. Gennemgå løbende: Produkter, fragtpartnere og regler ændrer sig. Emballagen bør følge med.

Emballage hører til de forbrugsvarer, som mange virksomheder bestiller efter vane. Det er en fordel at behandle den som en fast del af indkøbsrutinen sammen med øvrige forbrugsvarer. Her kan Tjekliste: Hvad skal du bestille til kontoret hver måned hjælpe dig med at holde overblik.

Kvalitetsemballage er altså en investering i at få varen sikkert frem, undgå ekstraarbejde og bevare kundernes tillid. Start med de produkter, der oftest giver problemer, regn på de samlede omkostninger, og lad tallene fra din egen virksomhed afgøre, hvor meget det kan betale sig at opgradere.

Ansvarsfraskrivelse: Indholdet i denne artikel er alene generel information og udgør ikke professionel rådgivning. Ved beslutninger om sundhed, økonomi eller jura bør du søge en kvalificeret fagperson.